Wie läuft das Zertifizierungsverfahren ab?
Selbstbeschreibung
Anhand des Antragsformulars erfolgt eine Selbstbeschreibung der Qualitätskriterien. Der Zertifizierungsantrag ist unterzeichnet und gestempelt in elektronischer Form (als PDF- oder Word-Dokument) zu übermitteln an: certnoe@donau-uni.ac.at
Prüfung
Die Prüfung der Einreichung durch CERT NÖ erfolgt innerhalb eines Zeitraumes von drei Monaten ab Einlangen des Zertifizierungsantrages. Im Falle mangelnder Angaben erfolgt eine schriftliche Aufforderung zur Nachreichung binnen vier Wochen (Mängelbehebungsauftrag), danach wird neuerlich geprüft.
Audit
Die Begutachtung vor Ort bzw. in Ausnahmefällen per Videokonferenz (Audit) erfolgt innerhalb eines Zeitraumes von maximal sechs Monaten ab Einreichung. Die Auditierung (Überprüfung vor Ort) erfolgt grundsätzlich durch zwei unabhängige Auditor_innen. In Einzelfällen kann die Auditierung auch durch eine/n einzelne/n Auditor_in erfolgen. Die Anzahl der Auditor_innen und die Durchführungsmodalität des Audits liegen in der Entscheidungshoheit der Zertifizierungsstelle. Die Auditierung findet grundsätzlich am Unternehmens-/Vereinssitz der einreichenden Organisation bzw. per Videokonferenz statt. Alternativ ist die Zertifizierungsstelle berechtigt, einen anderen Ort festzusetzen (z.B. einen von der einreichenden Organisation genutzten Seminarraum). Agiert das Unternehmen an mehreren Standorten, kann im Rotationsprinzip an den Zweigstellen auditiert werden.
Zertifizierung
Die Zertifizierung durch CERT NÖ wird erteilt, wenn
- sämtliche Qualitätskriterien ordnungsgemäß beschrieben wurden und
- diese einer Überprüfung vor Ort (Audit) standhalten sowie
- die benannten und (bei Bedarf) zusätzlichen Nachweise im Rahmen des Audits für ordnungsgemäß befunden wurden.
Die Zertifizierung erfolgt für einen Zeitraum von drei Jahren. Die Verwendung des CERT NÖ-Logos ist einem Unternehmen ausschließlich nach Durchlaufen und positiver Absolvierung aller Schritte im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens nach CERT NÖ (Begutachtung und Auditierung durch CERT NÖ) erlaubt (vgl. AGB).
Die Zertifizierung durch CERT NÖ wird abgelehnt, wenn
- ein Mängelbehebungsauftrag nicht ordnungsgemäß erfüllt ist und/oder verspätet (d.h. nach der Frist von 4 Wochen) eingereicht wurde
oder - aufgrund der Überprüfung vor Ort keine Zertifizierung erteilt werden kann
Re-Zertifizierung
Ein Antrag zur Re-Zertifizierung kann gestellt werden
- frühestens sechs Monate vor Ablauf der Zertifizierung.
- spätestens drei Monate nach Ablauf der Zertifizierung. Andernfalls ist eine Erstzertifizierung zu beantragen. Achtung: Die Gültigkeitsdauer der (ursprünglichen) Zertifizierung verändert sich dadurch nicht!
Die Anzahl der Re-Zertifizierungen ist nicht limitiert und kann unbegrenzt oft beantragt werden.
Änderungsmeldung
Das Unternehmen verpflichtet sich, dass die beschriebenen und positiv begutachteten Qualitätskriterien für die Dauer des Zertifizierungszeitraumes (drei Jahre) Gültigkeit besitzen. Wesentliche Veränderungen sind CERT NÖ unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen; andernfalls kann die Zertifizierung mit sofortiger Wirkung entzogen werden.
Als wesentlichen Veränderungen gelten insbesondere:
- Änderung des Firmennamens (Umbenennung des bestehenden Unternehmens)
- Änderung des rechtlichen Verhältnisses und Umgründungen (Verschmelzungen, Umwandlungen, Einbringungen, Zusammenschlüsse, Spaltungen etc.)
- Stilllegung/Insolvenz/Auflösung
Aufgrund der eingegangenen Änderungsmeldung des/der Antragstellers_in entscheidet CERT NÖ über die weitere Vorgehensweise (z.B. Durchführen einer Ergänzungsprüfung).